Nachdem Herr Fleig von seinem Chef “Herr Sander” den Kopf gewaschen bekommen hat, ist der Tag für ihn eigentlich so gut wie gelaufen. “Bis Freitag“, murmelt er vor sich hin. Wie soll das gehen? Wie soll ich dem Chef innerhalb von 2 Tagen eine Lösung zur Optimierung der Fuhrparkverwaltung präsentieren? Und die Fuhrparkauswertung will er auch noch.
Jetzt heißt es strukturiert und überlegt vorgehen. Als Fuhrparkleiter ist Herr Fleig ein solches Arbeiten auch unter Stress gewohnt. Er hat ja stetig mit Fahrzeugnutzern, Werkstätten, Leasinggebern, Versicherungen etc. zu tun. Zum Teil arbeitet er an mehreren Vorgängen gleichzeitig. Das Komplizierte an seinem Job als Fuhrparkleiter ist eigentlich das Spannungsfeld, dem er ausgesetzt ist. Da kommt es leicht zu Interessenkonflikten. So ist er beispielsweise die Schnittstelle zwischen den Fahrzeugnutzern und dem Unternehmen.
Dies alles unter einen Hut zu bringen, ist alles andere als leicht, geht es Herrn Fleig durch den Kopf. Wenn ein Außendienstmitarbeiter nicht motiviert ist, weil ich diesem beispielsweise eine Sonderausstattung verwehre, so fällt das schnell auf mich zurück. Wenn ich diese aber genehmige, geht es zulasten der Fuhrparkkosten. Dann stehe ich wiederum in der Schusslinie des kaufmännischen Leiters.
Aber was hilft jetzt das ganze Schwadronieren? Ich muss mich um eine Lösung kümmern. Am besten rede ich mal mit Herrn Meier, meiner Urlaubsvertretung. Schließlich ist er ja der Grund, warum ich jetzt in dem Dilemma sitze. Kurz entschlossen greift Herr Fleig zum Telefonhörer:
“Herr Meier, könnten Sie mal bitte in mein Büro kommen, es ist dringend.”
“Ich komme so schnell wie möglich Herr Fleig, ich muss aber noch ein Angebot fertig kalkulieren. Ich bin dann in 20 Minuten bei Ihnen.”
Wie versprochen steht Herr Meier 20 Minuten nach dem Anruf im Büro von Herrn Fleig. “Was gibt’s?”, fragt Meier lapidar.
“Ich habe ganz schönen Ärger wegen Ihnen bekommen, antwortet Herr Fleig genervt. Sie haben die übertragenen Arbeiten während meiner Abwesenheit alles andere als zufriedenstellend ausgeführt. Können Sie mir sagen, wie das alles passieren konnte?”
”Sie wissen ja selbst, wie kurz die Einarbeitungszeit war“, kontert Herr Meier. „Es ist ja nicht so, dass ich nur Ihre Aufgaben zu erledigen hatte, sondern auch weiterhin Angebote kalkulieren musste. Außerdem kam ich mit den vielen Fahrzeugakten und den ganzen Excel-Tabellen nur schwer klar. Jedes Mal, wenn ich vor einem Problem stand oder mich ein Fahrzeugnutzer anrief, musste ich erst einmal die ganzen Fahrzeugakten durchgehen und Dateien durchforsten. Das war sehr zeitintensiv. Für Sie ist das vermutlich einfacher, denn Sie haben aufgrund Ihrer täglichen Arbeit viele Dinge im Kopf gespeichert und wissen vermutlich auch schnell, wo Sie die benötigten Informationen finden.”
Herr Fleig denkt leise nach und muss Herrn Meier insgeheim zustimmen. Er selbst schafft den Arbeitsaufwand auch nicht ohne Überstunden. Und für Herrn Meier ist das noch schwerer. Zumal er ja auch noch andere Arbeiten zu erledigen hat. Zumindest könnte ich jetzt zum Chef sagen, dass wir Personalmangel haben, oder? Nein, das wäre wohl doch keine so gute Idee. Dann müsste das Unternehmen weiteres Personal für die Fuhrparkverwaltung einstellen, was die Sache mit der externen Verwaltung weiter hochkochen lassen würde.
Irgendwie müssen die Prozesse schlanker werden. Am besten spreche ich morgen mal mit der IT-Abteilung. Schließlich haben die mir ja auch bei der Erstellung meiner Excel-Tabellen geholfen. Vielleicht können die mir dann auch gleich noch irgendwie bei den Auswertungen helfen.
[Fortsetzung folgt]
Hier gehts zu den vorherigen Teilen:
– Teil 3 Ärger mit dem Chef
-Teil 2 Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub
– Teil 1 Urlaub eines Fuhrparkleiters