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Geschichten, die nur der Fuhrpark schreibt: Urlaub eines Fuhrparkleiters! [Teil 1]

ZugvogelFür den gestressten Fuhrparkmanager “Herr Fleig” kommt der Urlaub gerade recht. Endlich entspannen und den Urlaub so richtig genießen! Kurz noch den Stellvertreter einlernen und dann ab in die Sonne. Doch bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen nimmt das Chaos hier schon seinen Lauf. So auch bei Firma “Excel & Co”:

Das “Einlernen” gestaltet sich gar nicht so einfach. Denn der Stellvertreter “Herr Meier”, ist zum einen fachlich nicht ganz so spezialisiert wie der Fuhrparkleiter “Herr Fleig”, der ja  jeden Tag mit dem Fuhrpark zu tun hat. Zum anderen sind die Abläufe nicht immer klar geregelt. Hinzu kommen dann noch die zahlreichen Fahrzeugakten und Excel-Tabellen, die sich irgendwo auf der Festplatte des Fuhrparkleiters befinden.

Kaum im Urlaub geht der Stress dann beim Stellvertreter “Herr Meier” los. Gleich der erste Anruf am frühen Montagmorgen, treibt dem Fuhrparkleiter in spe den Schweiß auf die Stirn:

“Mein Auto ist stehen geblieben“, krächzt es aus der anderen Leitung,“ und ich habe einen ganz wichtigen Termin beim Kunden. Da geht es um einen Riesenauftrag. Haben wir nicht einen Ersatzwagen?”

“Ähm, da muss ich erst mal nachschauen“, antwortet Herr Meier. „Ich mache ja die Urlaubsvertretung und muss mich da erst mal schlaumachen. Ich melde mich gleich wieder bei Ihnen.”

Dann geht die Suche los:
Wo war noch die Liste der verfügbaren Poolfahrzeuge? Oder soll ich doch lieber direkt die Werkstatt anrufen, damit die den Wagen abholen und dem Mitarbeiter einen Ersatzwagen zur Verfügung stellt? Das mit der Werkstatt dauert vermutlich zu lange, also muss ein Poolfahrzeug her. Nach längerem Suchen kann Herr Meier dann endlich ein Fahrzeug für den Mitarbeiter auftreiben.

Wenig später ein Anruf vom Autohaus XY:

“Wir haben ein Auto von Ihnen seit letzter Woche bei uns in der Werkstatt stehen und warten immer noch auf die Reparaturfreigabe. Das Angebot wurde Ihnen schon am letzten Mittwoch zugefaxt. Ohne eine Freigabe können wir nicht reparieren.”

“Ähm, da muss ich erst mal nachschauen. Ich mache ja die Urlaubsvertretung …“

Und wieder beginnt die Suche nach Unterlagen und Antworten:
Wo ist denn nun das Fax? Und kann ich die Reparatur einfach so freigeben? Vielleicht soll das Fahrzeug ja gar nicht mehr repariert werden. Am besten schaue ich erstmal die ganzen Excel-Tabellen und Fahrzeugakten durch, ob da irgendwas vermerkt ist. Falls ich nichts finde, gebe ich den Auftrag frei, denn sonst kann das Fahrzeug nicht weitergenutzt werden.

“Herr Meier”, schallt es über den Büroflur. “Die Geschäftsleitung möchte wissen, welche Leasingverträge auslaufen und ob evtl. neue Fahrzeuge bestellt werden müssen. Und hat der neue Mitarbeiter “Herr Zuverlässig” seinen Führerschein schon vorgelegt und sein Fahrzeug erhalten? Und überhaupt, was ist denn mit dem Fahrzeug von Frau Simon, muss das nicht zum TÜV?”

Und so zieht sich das dann in den nächsten 14 Tagen durch. Der Stellvertreter ist stetig mit Recherchen beschäftigt, was sich als recht zeitraubend herausstellt. Trotz reichlich Überstunden türmt sich auf dem Schreibtisch eine Vielzahl von unbearbeiteten Rechnungen und Vorgängen. Dies bleibt natürlich auch der Geschäftsleitung nicht verborgen, die sich ernsthaft überlegt, den Fuhrpark extern verwalten zu lassen. Aber zum Glück ist ja morgen Herr Fleig wieder da.

Herr Fleig kommt braungebrannt und froh gelaunt aus seinem verdienten Urlaub zurück. Doch wie jedes Jahr ahnt er schon, dass der Alltag ihn gleich wieder einholen wird, sobald er sein Büro betritt. Und wie jedes Jahr trügt ihn sein Gefühl auch diesmal nicht. Aber mit dem Unterschied, dass nun sein Job auf der Kippe steht.

Was lief hier wohl falsch?

 

[Fortsetzung folgt]

 

 

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