Wie man seinen Fuhrpark wirklich optimiert!

20. Juni 2017

Wer seinen Fuhrpark nachhaltig optimieren will, kommt an dem Thema „Fuhrparksoftware“ kaum vorbei. Das Excel hier denkbar ungeeignet ist, haben viele Unternehmen erkannt. Letztendlich geht es ja auch darum seine Prozesse zu vereinfachen. Wenn man die Fuhrparkverwaltung genauer betrachtet, so wird auch schnell klar, dass die Fuhrparkverantwortlichen mit vielen Aufgaben konfrontiert werden.

Dazu zählen in der Regel:

  • Terminüberwachungen (HU, UVV…)
  • Führerscheinprüfungen
  • Rechnungsprüfungen/Erfassungen
  • Reparatursteuerung
  • Fuhrparkanalysen (Kraftstoffverbräuche, Ausreißer)
  • Beschaffung/Aussonderung
  • Vertragsüberwachungen (Leasing, km-Stände…)
  • Verwaltung des Fahrzeugstamms
  • Fahrerbetreuung
  • Überwachung der Reifenwechsel (Sommer/Winter)
  • GEZ, Steuer, Versicherung

Viele dieser Dinge lassen sich mit einer guten Software deutlich vereinfachen. Hier nun ein paar Beispiele wie unsere Softwarelösung FleetOfficePro Ihren Fuhrpark quasi selbstständig optimiert.

Terminüberwachung
Problem:
Als Unternehmen sind sie verpflichtet Ihre Fahrzeuge in einem verkehrssicheren Zustand zu halten. Das bedeutet, Sie müssen darauf achten, dass alle Ihre Fahrzeuge mit gültiger TÜV-Plakette unterwegs sind. Aber auch andere Termine wie UVV müssen stetig überwacht werden. Diese stetigen Terminüberwachungen kann bei großen Fuhrparks zu einer echten Mamut Aufgabe werden. Sie müssen die Fahrer informieren, die Terminverwaltung pflegen und evtl. auch mal öfters nachhaken, ob der Termin erledigt wurde. Das kostet alles viel Zeit und birgt Fehlerquellen.

Lösung:
FleetOfficePro informiert automatisch die Fahrzeugnutzer bei fälligen Terminen und ist in der Lage die Terminrückmeldungen von den Fahrzeugnutzern zu empfangen. In der Praxis sieht es dann so aus, dass beispielsweise Fahrer A automatisch eine E-Mail erhält, das er zur Hauptuntersuchung muss. Fahrer A fährt zum Dekra oder TÜV-Stützpunkt, lässt die Prüfung durchführen und meldet anschließend den Termin über sein Smartphone als erledigt. FleetOfficePro aktualisiert diese Rückmeldung dann ohne das zutun des Fuhrparkverantwortlichen automatisch.

Führerscheinprüfungen
Problem:
Sie dürfen als Fuhrparkverantwortlicher niemanden ohne gültigen Führerschein mit Ihren Fahrzeugen auf die Straße lassen. Laut allgemeiner Auffassung sollten Sie alle 6 Monate die Führerscheine der Fahrzeugnutzer prüfen und dokumentieren. Bei Auffälligkeiten (häufige Bußgelder) auch öfters.

Lösung:
Hier stellt FleetofficePro verschiedene Lösungen zur Verfügung. Sie können die Führerscheinkontrollen selbst in der Datenbank verwalten und dokumentieren und Ihre Fahrzeugnutzer bei Fälligkeiten automatisch informieren. Und es gibt Schnittstellen zu FleetID, so dass Sie hier die elektronische Führerscheinkontrolle nutzen können.

Rechnungserfassung
Problem:
Um die Fuhrparkkosten ermitteln zu können, müssen Sie die Rechnungen entsprechend erfassen und auswerten. Die manuelle Erfassung einzelner Rechnungen ist aber sehr zeitintensiv.

Lösung:
FleetOfficePro stellt hier mehrere Optionen zur Rechnungserfassung bereit. Tankrechnungen oder Rechnungen aus der Buchhaltung können bequem über Schnittstellen importiert werden. Aber FleetOfficePro macht auch die Erfassung von Leasingrechnungen, Versicherungen oder Steuer zum Kinderspiel und erzeugt aus den hinterlegten Vertragsdaten automatisch Sammelrechnungen, welche dem einzelnen Fahrzeug zu gebucht werden.

Fuhrparkanalysen
Problem:
Wer ohne geeignete Software arbeitet, wird keine oder es zumindest sehr schwer haben Einsparpotentiale finden. Aber auch das Reporting wird immer dann sehr zeitintensiv, wenn die Daten aus verschiedenen Quellen mühsam zusammengetragen werden müssen. So ist es zwar schön, wenn die Leasinggeber Ihnen ein Reporting anbieten, aber sobald es mehr als einen Leasinggeber gibt, wird es irgendwie auch doof. Zumindest dann, wenn man alles auf einen Blick in einer einheitlichen Form haben will. Hinzu kommt, dass Analysen nur mit korrekten und aktuellen km-Ständen Sinn machen. Dies ist aber nur dann gegeben, wenn jemand die km-Stände überwacht und einfordert.

Lösung:
FleetOfficePro stellt zahlreiche Reports und Auswertungen zur Verfügung die schnell die Schwachstellen im Fuhrpark aufdecken. Dabei kommt es nicht mal auf die Anzahl der Reports an. So gibt es beispielsweise einen Report der Ihre Geschäftsleitung perfekt über den Fuhrpark und dessen Entwicklung informiert. Aber auch sonst können Sie Ihre Reports perfekt zusammenstellen. Egal ob Kraftstoffverbrauch, Fuhrparkstruktur oder Kostenauswertungen. FleetOfficePro stellt alle Reports übersichtlich zusammen. Zudem kümmert sich FleetOfficePro ohne Zutun des Fuhrparkmanagers um aktuelle und korrekte km-Stände.

Winterreifen/Sommerreifen
Problem:
Wenn Ihre Fahrzeugnutzer in schneereicheren Gebieten unterwegs sind, kommen diese nicht mit Allwetter-Reifen aus. Den halbjährlichen Reifenwechsel zu koordinieren hat schon manch einem Fuhrparkverantwortlichen graue Haare wachsen lassen. Insbesondere wenn im Winter mit Sommerreifen gefahren wird, kann es schnell gefährlich werden.

Lösung:
Auch hier nutzt FleetOfficePro einen automatisierten Workflow, in dem die Fahrzeugnutzer automatisch über den Reifenwechsel informiert werden. Und wie bei der Terminverwaltung kann der Fahrzeugnutzer den durchgeführten Reifenwechsel über das Smartphone oder den PC an FleetOfficePro melden.

Fazit:
Dies sind nur einige Anwendungsfälle die zeigen, wie man seine Fuhrparkverwaltung optimal aufstellen kann.
Informationen zur Software finden Sie auf unserer Produktseite: http://www.fleetexpert.de

 

 

 

 

 

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