Bei der Verwaltung eines Fuhrparks sind meist mehrere Personen und Abteilungen beteiligt. So sind in der Regel beim Fahrzeugeinkauf folgende Abteilungen/Personen eingebunden: Einkäufer, Fuhrparkleiter und Fahrzeugnutzer. Hinzu kommen dann oft noch externe Dienstleister wie Leasinggeber, Autohäuser… welche auch in den Beschaffungsprozeß eingreifen .
Damit das Ganze möglichst reibungsarm abläuft, muss immer Jeder wissen, was wann, wie zu tun ist. Jede Störung eines Ablaufs verursacht unnötige Mehrkosten.
Da es in einem Fuhrpark viele Aufgaben zu bewältigen gibt, empfiehlt es sich, jeden Prozess explizit zu dokumentieren und die Prozesse von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen. Leider ist es oft so, dass die Prozesse der Fuhrparkverwaltung gar nicht bzw. schlecht dokumentiert sind. Hier versteckt sich erhebliches Einsparpotential.
Wie geht man vor?
Am besten zeichnet man hierzu den jeweiligen Ist-Zustand auf. Welche Abteilungen und Personen sind an welchem Prozess eingebunden? Dabei helfen die Fragen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo? Zur Visualisierung der Prozese eignen sich sogenannte Flußdiagramme/Ablaufpläne.
Erst wenn der Ist-Zustand detailiert dargestellt ist, kann man mit der Optimierung starten. Jede Änderung des Prozeßes sollte gut überlegt sein. Was auf der einen Seite zu einer Verbesserung führt, kann an anderer Stelle für einen hohen Aufwand sorgen. Jede Prozeßoptimierung muss hinterfragt werden.
Fragen die helfen können Prozeße zu optimieren:
- Müssen die bisher eingebundenen Personen/Abteilungen überhaupt alle eingebunden werden oder kann man den Prozess evtl. dadurch beschleunigen, dass weniger Personen eingebunden werden
- Haben die Personen / Abteilungen überhaupt die notwendige Ressorcen die zugeordnete Aufgabe schnell zu erfüllen
- Gibt es eine Vertretungsregelung im Krankeitsfall/Urlaubszeit…
- Sind die eingebundenen Personen überhaupt fachlich in der Lage die zugeteilte Aufgabe schnell und richtig zu erfüllen. (Sitzen die richtigen Personen an der richtigen Stelle?)
- Mit welchen Werkzeugen kann ich die Prozeße automatisieren und sicherer machen.