Die laufende Erfassung und Auswertung der Ist-Daten, liefert hohe Erkenntniswerte über die Kostenverläufe und Leistungsdaten Ihres Fuhrparks. Fehlentwicklungen können dadurch frühzeitig erkannt werden.
Für die Kalkulation sind die Ist-Kosten aber aufgrund der stark schwankenden Kostenverläufe ungeeignet. Wenn man hier Ist-Kosten ansetzt, so besteht die Gefahr dass zu niedrig oder zu hoch kalkuliert wird. So sinkt beispielsweise der Wertverlust eines Fahrzeugs in den ersten Jahren überproportional. Dagegen steigt das Reparaturrisiko mit zunehmendem Fahrzeugalter.
Wenn Sie also wissen wollen, was kostet mich die Fahrt mit Fahrzeug XY von A nach B, dann müssen Sie auf die Plankosten zurückgreifen. Die Plankosten zeigen Ihnen die durchschnittlich zu erwartenden Kosten eines Fahrzeugs an. Und zwar in Abhängigkeit der zu erwartenden Laufleistung und der geplanten Nutzungsdauer.
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Beispiel1:
Ihr Mitarbeiter soll eine Ware zu einem Kunden nach München befördern (die einfache Entfernung beträgt 300 km. Der Mitarbeiter ist 20 Stunden aus dem Haus). Sie haben nun die Aufgabe zu entscheiden, ob sich der Auftrag überhaupt lohnt oder ob Sie den Auftrag evtl. einem Subunternehmer übergeben.
Es wäre falsch, wenn man nun einfach die durchschnittlichen Kosten in Cent pro km nimmt (ohne die Trennung von variablen und fixen Kosten) und mit der Wegstrecke multipliziert.
Warum?
Es sollte hier bedacht werden, dass auch Fahrzeuge die nicht bewegt werden, Kosten verursachen. Mit Fleet³OfficePro lassen sich aber solche Fragen relativ schnell beantworten. Man hinterlegt in der Kalkulationsmaske die entsprechenden Planwerte. Selbst dann, wenn man die Wertverluste und Reparaturkosten des Fahrzeugs nicht kennt, kann Fleet³OfficePro diese Kosten näherungsweise bestimmen. Das Kalkulationstool von Fleet³OfficePro hilft so die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Anschliessend können die Einsatzkosten durch Eingabe von Kilometer der Einsatzdauer und evtl. Sonderkosten (Parkscheine…) leicht ermittelt werden.
Im oberen Fall beträgt die Preisuntergrenze 80,26 Euro für die Hin- und Rückfahrt. Die Preisuntergrenze gibt an, ab welchem Betrag die variablen (Sprich: kilometerabhängigen) Kosten gedeckt sind (zzgl. Sonderkosten). Das heisst, dass allein die Kosten für Kraftstoff, Verschleiss… gedeckt sein sollten. Der Break Even zeigt an, ab wann die gesamten Fahrzeugkosten (fixe + variable + Sonderkosten) gedeckt sind. Die fixe Kosten von 107,08 Euro (187,34 – 80,26) fallen also immer an. Nun haben Sie ein Angebot von einem Subunternehmer von 133 Euro für die Auslieferung der Ware vorliegen. Die Frage ist nun kann Ihr eigenes Fahrzeug in dieser Zeit sinnvoll eingesetzt werden oder nicht? Wenn Ihr Fahrzeug in dieser Zeit auf dem Hof steht und Sie den Subunternehmer beauftragen, so haben Sie Gesamtkosten in Höhe von 107,08 Euro + 133 Euro = 240,08 Euro. In diesem Fall wäre Ihr eigenes Fahrzeug günstiger.