Fuhrpark-Controlling: Datenverarbeitung (Teil 6)

Fangen wir nun mit dem praktischen Teil des Controllings an. In diesem Teil geht es zunächst um die Datenerfassung. Warum die richtige Datenerfassung so wichtig ist und wo evtl. Fallstricke liegen, erfahren Sie in diesem Beitrag

1. Die Fahrzeugstammdaten
   Schon mit der Fahrzeuganlage fängt das Controlling an. Die Fahrzeuganlage gibt Hinweise über das Fahrzeugalter, dem Fahrzeugtyp, der Laufleistung, der Kostenstelle, der Fuhrparkstruktur…
   Häufiger Fehler ist, dass man den Kilometerstand bei der Fahrzeuganlage nicht hinterlegt. Auch die nachlässige Hinterlegung des Fahrzeugmodells/Typs führt zu einem Qualitätsverlust. Es ist von Vorteil die Kosten vergleichbar zu machen. Da macht es wenig Sinn einen 12-Tonner mit einem Smart zu vergleichen.

   Selbst die Fahrzeugterminverwaltung gehört in den Bereich des Controllings.
   Nehmen wir einmal an, ein Fahrzeug hat einen Wartungstermin. Sie erkennen aber, dass im nächsten Monat eine Hauptuntersuchung (Umgangsprache TÜV) fällig ist. Als vorausschauender Manager können Sie nun diese beiden Termine zusammenlegen und vermeiden dadurch einen zusätzlichen Werkstattkontakt. Mit dieser Vorgehensweise steuern Sie geschickt den Reparaturverlauf.

2. Rechnungen
   Alle Fahrzeugrechnungen und Belege müssen sorgfältig geprüft und erfasst werden. Bei Reparaturrechnungen ist es sinnvoll, dass ein technisch versierter Mitarbeiter die Rechnungen bearbeitet. Zumal sich auch aus der fundierten Rechnungsprüfung ein nicht unerhebliches Einsparpotential ergeben kann. Die erfassten Bauteile geben beispielsweise auch Hinweise, auf die durchzuführenden Reparaturarbeiten bei der Auftragsvergabe (Reparatursteuerung)

   “Falsche Verbuchungen führen zu falschen Ergebnissen“

   Ein Praxisbeispiel:

   Sie erhalten folgende Reifenrechnung:
   + 4 Felgen für Winterreifen
   + 4 Winterreifen + Montage

   Wie werden diese Kosten am Besten verbucht?
   Meiner Ansicht nach gehören die Kosten für die Felgen auf die Kostenart Zubehör. Die Winterreifen selbst werden auf die Kostenart Reifen (oder noch besser auf die Unterkostenart Winterreifen) gebucht.

   Begründung:
   Reifen sind Verschleißteile die von der Laufleistung abhängig sind. Die Felgen hingegen sind nur sehr bedingt von der Laufleistung abhängig. Sofern äussere Gewalteinwirkungen unterbleiben, halten die Felgen in der Regel ein Fahrzeugleben lang. Würde man sowohl die Reifen als auch die Felgen auf die Kostenart Reifen buchen, so ergäbe das bei einer Kostenauswertung in Cent/km unplausible Ergebnisse. Wenn man  laufleistungsabhängige und zeitabhängige Kosten zusammenfasst, sind Vergleiche in Cent/km eigentlich falsch. Bei Reifen-Einlagerungen gilt eigentlich dasselbe. Hier könnte man die Kosten auch auf die Kostenart „sonstige fixe Kosten“ buchen.

   Was ist, wenn nur ein Reifen/Felge erneuert wurde?
   Dies lässt Rückschlüsse auf eine äussere Gewalteinwirkung zu, und kann dementsprechend auf die Kostenart Unfall/Gewalt gebucht werden.

   Wichtiger Grundsatz: Stellen Sie Regeln auf und handeln Sie danach. Besser ist es,  alle Felgen auf die Kostenart Reifen zu buchen, als andauernd die Kostenart zu wechseln. Bei ständigem Wechsel der Kostenarten / Regeln ist die Aussagekraft der Kostenauswertungen eher bescheiden. Sie sehen schon bei einem einfachen Beispiel kann die Sache ganz schön komplex werden.

3. Umgang mit Gutschriften
   Wenn man eine Gutschrift “Reifenrabatt” erhält, sollte man logischerweise auch das Konto Reifen entsprechend entlasten. Was aber oft übersehen wird, ist die richtige Datierung. Man unterscheidet bei Fleet³OfficePro das Rechnungsdatum und das Reparaturdatum (Tag der Leistungserbringung). Die Gutschrift muss also dem richtigen Reparaturdatum zugeordnet werden. Denn an diesem Tag ist ja auch die Forderung entstanden. Das mag nun kleinlich klingen, aber bei Kulanzentscheidungen (die auch mal Monate dauern können), macht es durchaus Sinn.

   Beispiel:
   Rechnungsdatum der Rechnung: 30.10.2007
   Reparaturdatum: 28.10. 2007
   Datum der Gutschrift: 01.02.2008
   Betrag : – 1200 Euro Kulanz für Motorinstandsetzung

   Würde man die Gutschrift bei der Erfassung auf das Reparaturdatum  01.02.2008 setzen. So würden die Reparaturkosten im Jahr 2008 um diesen Betrag vermindert. Diese Minderung gehört aber richtigerweise in das Jahr 2007.

4. Fixe Kosten
   Man gibt sich grösste Mühe die variablen Kosten detailliert zu erfassen, jedoch wird bei den fixen Kosten oft geschludert. Vielleicht liegt es daran, dass viele den Begriff „fixe Kosten“ allzu ernst nehmen. Fixe Kosten sind aber alles andere als gleich bleibend. Fixe Kosten im Fuhrpark sind laufleistungsunabhängige Kosten. Diese Kosten fallen an, ob das Fahrzeug nun steht oder fährt.
5. Wertverluste
   Da dieser Kostenblock einen erheblichen Beitrag zu den Fuhrparkkosten darstellt, ist es empfehlenswert den Wertverlust mindestens einmal im Jahr zu ermitteln oder aber zumindest annäherungsweise zu bestimmen. Natürlich muss auch zum Zeitpunkt des  Verkauf/Aussonderung der Wertverlust berechnet werden.

   Der Wertverlust errechnet sich aus:
   Wertverlust = Restwert(t1) – Restwert(t0)
   (t1) = Vorperiode
   (t0) = aktuelle Periode

   Der Wertverlust hat nichts mit der Afa zu tun. Der Wertverlust in den ersten Jahren ist überproportional hoch. Während die lineare Abschreibung andere Kosten darstellt und nur zu steuerlichen Zwecken dient.

6. Leasingraten
   Leasingraten haben streng gesehen eine Finanzierungskomponente und eine Wertverlustkomponente. Leasingraten sind nahezu konstant und spiegeln hier falsche Wertverzehre wider. Wie geht man nun mit diesen Kosten um? Am besten wäre es, man teilt die Leasingraten entsprechend auf. Allerdings habe ich hier noch keine praktikable Lösung gefunden. Zumal am Ende des Leasingvertrages noch Nachzahlungen anfallen können.

   Das Lied von der Geschichte: Man kann gekaufte/finanzierte Fahrzeuge nicht direkt mit geleasten Fahrzeugen vergleichen. Erst am Ende der Leasing-Laufzeit ist ein objektiver Vergleich zwischen Kauf / Leasing / Miete möglich.