Heute wollen wir uns näher mit den Kostenarten befassen. Da man hier sehr viel falsch machen kann, wird dieser Teil etwas ausführlicher behandelt. Bei der Festlegung der Kostenarten sollten Sie vor allem folgenden Grundsatz beachten. Je mehr Kostenarten Sie festlegen, desto höher wird Ihr Verwaltungsaufwand. Außerdem besteht die Gefahr, dass Ihr Reporting unübersichtlich wird und somit an Aussagekraft verliert. Vielleicht erinnern Sie sich auch noch an den ersten Teil dieser Controllingreihe: „Soviel Datentransparenz wie nötig, und nicht wie möglich“. Soviel zur Theorie.
Fangen wir also nun mit der praktischen Umsetzung an. Dabei beziehe ich mich auf unser Softwaresystem “Fleet³Office”. Einfach deshalb weil es zum einen sehr flexibel ist und zum anderen sich bei etlichen Fuhrparks bewährt hat. Sie können dort so viele Kostenarten festlegen wie Sie wollen, was aber letztendlich keinen Sinn macht.
Ich habe schon erlebt, dass Unternehmen beispielsweise für die Bremsen eine extra Kostenart festgelegt haben. Die Frage ist aber folgende: Was bringen mir die aufgeschlüsselten Kosten und wie kann ich diese beeinflußen. Nun stellen Sie sich noch vor, wie lange man für die Rechnungserfassung benötigt, wenn die Rechnung aus vielen Reparaturpositionen besteht und man jede Reparaturposition auseinanderklauben muss. Hier steht der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Deshalb hier mein Tipp: Trennen Sie Kostenarten strikt von den Bauteilen. Wie eine solche Rechnungserfassung aussehen kann, sehen Sie hier als Flash-Film.
Der Film zeigt, wie man effizient Kosten und Bauteile erfasst getreu nach dem Motto „Soviel Datentransparenz wie nötig, und nicht wie möglich“.
Eine Frage ist aber noch offen, welche Kostenarten sind sinnvoll?
Meiner Meinung nach reichen folgende Hauptkostenarten völlig aus. Beachten Sie dass die Kostenarten in fixe und variable Kostenarten unterteilt sind (darauf gehe ich aber in einem anderen Beitrag detailierter ein)
- Reparatur & Wartung
- Reifen (evtl unterteilt in Winter & Sommer)
- Unfall (evtl unterteilt in Haftpflicht, Kasko, Gewaltschaden)
- Kraftstoff
- Pflege
- Zubehör
- Karten / Verwaltungsgebühren
- Leasing
- Abschreibung/Wertverlust
- Versicherung
- Steuer
- GEZ
- Staßengebühren/Maut
- sonstige fixe Kosten
- sonstige variable Kosten
In Fleet³Office sind diesen Haupt-Kostenarten noch weitere “Neben-Kostenarten” hinterlegt. Diese Nebenkostenarten sind dann wiederum den Hauptkostenarten zugeordnet.
Beispiel: Die Kostenarten, wie Super-Plus, Benzin, Diesel gehören zur Hauptgruppe Kraftstoff. So kann man sich später auch schnell einen Überblick verschaffen wie sich die Kraftstoffkosten eines Fahrzeugs zusammensetzen.
In der nächsten Beitragreihe gehe ich dann auf die Bauteile ein.