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Fuhrpark-Controlling: Fahrzeugstammdaten (Teil 2)

Im ersten Teil ging es darum zu zeigen, wie wichtig Datentransparenz ist. Und das ohne Datentransparenz ein Controlling nicht möglich ist. In den nächsten Teilen geht es um den Aufbau eines effizienten Controllingsystems.

Da dies sehr elementar ist, sollten Sie vorher schon gut überlegen, was Sie später auswerten wollen. Dies kann von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein. Zunächst ist es wichtig, dass Sie den Fahrzeugstamm einrichten und Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.

Damit das Ganze für Sie besser nachvollziehbar ist, gebe ich hier einmal ein Beispiel vor.  Als Controller will ich später folgendes ermitteln:

  • Kosten nach Standorten
  • Kosten einzelner Fahrzeuge
  • Kosten nach Kostenstellen
  • Kosten nach Fahrzeugarten (PKW, LKW, Transporte, Anhänger)
  • Kosten nach Einsatzzweck/Art (Montagefahrzeug, Außendienst, Werksverkehr…)

Dementsprechend müssen Sie Ihre Datenbank einrichten.
Sie hinterlegen also hinter jedem Fahrzeug die entprechenden Gruppen.

So ist später dann beispielsweise folgende Auwertung möglich. Zeige mir alle Kosten der Kostenstelle A und der Fahrzeugart PKW am Standort München. Wie gesagt, dies soll nur ein Beispiel sein.

Tipp: Wenn Sie bei sich eine Car-Policy eingeführt haben, so ist es empfehlenswert die Fahrzeuge entsprechend dieser Kategorien einzugruppieren. So können Sie später die kostenintensivsten Fahrzeuge in der jeweiligen Gruppe schnell aufspüren und dies bei der zukünftigen Modellauswahl berücksichtigen.

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Wenn Sie wollen, können Sie bei mir eine kostenlose Demo-Version anfordern. Dort ist dann ein Musterfuhrpark angelegt, wo Sie auch selbst Hand anlegen können.

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Im nächsten Controlling-Teil soll es dann um die Einrichtung von Kostenarten gehen. Welche Kostenarten brauche ich überhaupt, auf was sollte ich besser verzichten…

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