Die 9 grössten Fehler bei der Fuhrparkverwaltung

2. Oktober 2012

Wenn Sie nur einen der untengenannten Fehler machen, dann sollten Sie Ihre Fuhrparkverwaltung kritisch hinterfragen.

  1. Fehlende oder unzureichende Terminkontrolle
    Ein Fuhrpark steckt voller Termine. Denken Sie hierbei nur mal an die gesetzliche Hauptuntersuchung, an die UVV, an die Führerscheinkontrolle, an das Vertragsende von Leasingverträgen u.s.w.
    Eine fehlende Terminverwaltung kann Sie teuer zu stehen kommen, da Sie in der Halterpflicht stehen.
  2. Fehlende Kostentransparenzmangelnde Rechnungsprüfung
    Die Kosten eines Fuhrparks sind enorm. Damit Sie genau wissen, wo diese Kosten anfallen und wie sich diese Kosten zusammensetzen, muss jede Rechnung sorgfältig erfasst und geprüft werden. Ohne eine genaue Kostenaufstellung werden Sie die Kosten kaum senken können.
  3. Fehlende oder nicht aktuelle Kilometerstände
    Plausible und vollständige Kilometerstände sind das A&O einer funktionierenden Fuhrparkverwaltung. Wie aus dem Wort „Laufleistung“ zu entnehmen ist, spiegelt diese die Leistung des Fuhrparks wider. Ohne korrekte Kilometerstände sind keine aussagekräftigen Analysen möglich. Denken Sie hierbei nur einmal an den Kraftstoffverbrauch, an Kostenauswertungen in cent pro km oder an die prognostizierte Laufleistung zum Leasingende.
  4. Fehlende Laufleistungskontrolle
    Das strenge Überwachen der gefahrenen Kilometer  ist enorm wichtig. Denn jeder gefahrene Kilometer schlägt sich unweigerlich in Ihren Kosten nieder. Aus diesem Grund sollten Sie die gefahrenen Laufleistungen regelmässig auf den Prüfstand stellen. Am besten durch einen Soll/Ist-Vergleich. Stellen Sie hier Abweichungen fest müssen Sie der Sache auf den Grund gehen. Zu hohe Laufleistungen führen zum Beispiel bei einem Leasingfahrzeug evtl. zu hohen Nachzahlungen.
  5. Fuhrparkverwaltung mit Excel-Tabellen
    Mit Excel-Tabellen werden Sie es nicht schaffen Ihren Fuhrpark effizient zu verwalten. Wie wollen Sie dort aussagekräftige Kostenauswertungen fahren. Eine einfache Fahrzeugliste ist keine Fuhrparkverwaltung. Ein Fuhrpark ist stetig in Bewegung. Sei es durch Fahrerwechsel, Rechnungseingänge, Kraftstoffverbräuche etc. Diese sind mit Excel nicht effizient darstellbar. Je mehr Personen in der Fuhrparkverwaltung eingebunden sind, desto ineffizienter werden die Excel-Tabellen.
  6. Scheinbare Datentransparenz
    Sie müssen sich auf die Fuhrparkdaten verlassen können. Wenn Sie das Reporting von Dritten erhalten (z.B.Leasinggeber), dann sind Sie auf dessen Daten und Qualität angewiesen. Aber können Sie diesen Daten auch trauen? Stimmen denn die Reports wie beispielsweise der Kraftstoffverbrauch überhaupt? Oder werden gar Kosten wie die Service-Fee unterschlagen. Was ist mit den Kilometerständen. Werden diese tatsächlich geprüft oder nur einfach übernommen. Fragen, die Sie sich nicht stellen müssen, wenn Sie Ihr eigenes System haben, um Ihre Daten zu verwalten.
  7. Zu grosse Abhängigkeit von Dritten
    Wenn Sie Ihre Fuhrparkverwaltung zu sehr auslagern, laufen Sie Gefahr von diesem „Partner“ überollt und manipuliert zu werden. Der Fuhrpark gehört vielfach zu einem der grössten Kostenblöcken im Unternehmen. Überlegen Sie deshalb gut, welche Dinge Sie fremd vergeben wollen, denn mit jeder Auslagerung verlieren Sie evtl. auch ihr bisheriges Know-How.
  8. Fehlende Effizienz
    Einen Fuhrpark richtig zu verwalten kann sehr zeitaufwändig sein. Vor allem dann, wenn Sie nicht mit den richtigen Werkzeugen arbeiten. Heutzutage kann man sehr viel Zeit sparen, indem man die Tankdaten und Sammelrechnungen in das Fuhrparkverwaltungsprogramm einfach importiert und die Kilometerstände automatisch von der Software überwachen und bereinigen lässt. Auch das direkte Anschreiben von Fahrern via E-Mail bei Terminüberschreitungen, fehlenden Kilometerständen etc. sollte zum Standardreportiore gehören.
  9. Mangelhaftes Reporting
    Es ist wichtig im Fuhrpark für Datentransparenz zu sorgen. Aber ohne eine geeignete Reportingfunktion benötigen Sie auch keine Datentransparenz. Ihr Fuhrpark gehört stetig überwacht. Nicht nur einmal im Jahr. Sie müssen rechtzeitig erkennen, wenn etwas nicht stimmt oder aus dem Ruder läuft? Warum wurde Fahrzeug XY mit dem teuren Ultimate-Diesel betankt. Warum fiel für das Fahrzeug A-BC 123 eine Reparaturrechnung an, obwohl sich dieses noch in der Gewährleistung befindet? Warum hat das Fahrzeug X-YZ 456 plötzlich soviele km auf dem Tacho? Fragen über Fragen, aber nur so lassen sich Ihre Kosten wirklich senken.

 

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