Was schätzen Sie, wie viele Belege in einem Jahr für ein einziges Fahrzeug anfallen? 10, 20, 50 oder gar 100 Belege? Bei einer kürzlich durchgeführten Analyse der Rechnungseingänge lag die durchschnittliche Beleganzahl eines Fahrzeugs bei 90 Stück pro Jahr. Dabei handelte es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit einer Fuhrparkgröße von knapp 100 Fahrzeugen.
Erstaunt? Multiplizieren Sie einmal diesen Wert mit der Größe Ihres Fuhrparks. Wenn sie dann für jede Rechnungserfassung 5-8 Minuten ansetzen, dann haben Sie einen ganz guten Anhaltswert, wie viel Zeit für die manuelle Rechnungsverwaltung verbraucht wird. Bei 100 Fahrzeugen sind das schnell 750 – 1200 Stunden pro Jahr bei einer manueller Rechnungserfassung.
Ein großer Anteil der Belegflut sind auf Tankquittungen (ca. 70%), Leasingraten (ca. 7-10%) und Waschanlagenbesuchen (7-10%) zurückzuführen. Dieser enorme Aufwand lässt sich schnell mit Tankkarten und einer geeigneten Software reduzieren. Fast alle Tankkartenanbieter bieten Sammelrechnungen und elektronische Datenformate zum Import an. Aber auch Leasingraten und andere Rechnungsarten lassen sich mit speziellen Importfunktionen schnell und einfach einlesen.
Es gibt allerdings auch einiges zu beachten:
- Tankkarten können schnell missbraucht werden, beispielsweise durch Betankung von Privatfahrzeugen.
- Jede importierte Datei fliesst relativ unkontrolliert in die Datenbank.
Sie müssen also auch ein entsprechendes Sicherungsnetz spannen, damit die Kosten nicht explodieren.
Wie sieht so ein Sicherungsnetz aus?
Im Grunde genommen brauchen Sie nur eine Handvoll Berichte um die Kosten und Daten im Zaum zu halten.
- Report über unerwünschte Kostenarten (Bsp.: Benzin statt Diesel, Ultimate…)
- Report über den Kraftstoffverbrauch
- Report über abweichende Leasingraten
- Tankkartennutzung nach Sperrung