Vordefinierte Textbausteine und Vorlagen können Ihre Fuhrparkverwaltung erheblich beschleunigen. Denn immer wiederkehrende Texte, jedes Mal neu zu formulieren und abzutippen ist reine Zeitverschwendung. So lassen sich beispielsweise Fahrer schnell anschreiben, weil ein Bussgeldbescheid ins Haus geflattert ist.
Vielleicht nutzen Sie Textbausteine bereits in Word, um immer wiederkehrende Formulierungen abzurufen. Leider werden diese Textbausteine aber nicht von allen Programmen unterstützt. Aus diesem Grund möchte ich Ihnen heute ein sehr nützliches Tool vorstellen, welches sehr einfach zu bedienen ist und sich in die komplette Systemlandschaft einfügt.
Texte beschleunigen auf Knopfdruck
Die Software nennt sich PhraseExpress. Mit Hilfe dieses Werkzeugs können in sekundenschnelle ganze Texte, inklusiv individueller Formatierungen erzeugt werden. Und das praktisch aus jedem Programm heraus. Aber das Programm kann noch mehr. So lassen sich beispielsweise bestimmte Programme oder Dateien per Knopfdruck öffnen. Zum Beispiel eine Excel-Kalkulation die Sie mehrmals am Tag benötigen. Mit einer von Ihnen hinterlegten Tastenkombination wird diese Datei dann geöffnet, ohne dass Sie dazu irgendwelche Masken wechseln müssen.
Das Ganze ist sehr einfach zu bedienen und auch Netzwerkfähig, so dass alle User auf die gleichen Textbausteine zugreifen können.
Textbausteine in der Fuhrparkpraxis
Textbausteine lassen sich für viele Aufgaben einsetzen.
Hier ein kleiner Auszug:
- Beschaffung von Fahrzeugen
- Kündigungen von Verträgen (Leasing…)
- Anschreiben an Fahrer (Kilometerstände, Winterreifenwechsel, Hauptuntersuchung…)
- Anschreiben Schadensmeldungen
- Anschreiben Versicherungen
- etc.