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Optimieren Sie Ihre Fahrerverwaltung!

Es liegt in der Natur der Sache. Als Fuhrparkleiter stehen Sie stets in Kontakt mit Ihren Fahrern. Sei es bei Fragen zu einer Fahrzeugbestellung, zu einem Bussgeldbescheid oder weil das Fahrzeug zur Wartung muss. Hinzu kommen noch die Versendungen von Fahreranweisungen, sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Bei 10 Fahrzeugen, mag das vielleicht noch ohne Hilfsmittel irgendwie gehen. Doch je größer der Fuhrpark ist, desto unübersichtlicher wird die Fahrerverwaltung. Vor allem dann, wenn sich mehrere Personen mit dem Fuhrpark befassen müssen.

Fahrerverwaltung mit Word, Excel und Outlook

Um wirklich den Überblick zu behalten, benötigen Sie ein Kontakt- und Dokumentenmanagement. Dieses sollte so aufgebaut sein, dass Sie zum einen immer die Termine im Blick haben, und zum anderen schnell mit ihren Fahrzeugnutzern in Kontakt treten können. Outlook, Excel und Word sind hierzu zwar häufig eingesetzte Werkzeuge, diese stossen aber schnell an ihre Grenzen.
So sollte man sich beispielsweise folgende Fragen stellen:

  • Was passiert bei einem Fahrzeugwechsel?
  • Wo werden die Informationen gespeichert?
  • Welche Termine sind bei einem Fahrzeugwechsel betroffen?
  • Was passiert im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit vom Fuhrparkleiter?
  • Weiß die Vertretung dann, wo etwas abgelegt wurde?
  • Kann ich den Prozess nicht beschleunigen?

Eine gute Fuhrparkverwaltung zeichnet sich durch schnelle Prozesse aus. Schauen wir uns das einmal, an ein paar einfachen Beispielen an.

Prozessoptimierung Fahrerverwaltung

Beispiel1:
Sie wollen alle Fahrzeugnutzer informieren, bei denen eine  HU, UVV oder ein Führerscheinkontroll-Termin überfällig ist.

Ein schlechter Prozess sieht nun wie folgt aus: Sie filtern in Excel die überfälligen Termine und schreiben jeden Nutzer einzeln mit dem dazugehörigen Termin an. Danach aktualisieren Sie die Fahrerakte, damit Sie wissen wann Sie den Fahrer angeschrieben haben.

Besser ist es, wenn dies mehr oder weniger automatisiert passiert. Das heisst, im Fuhrparkprogramm werden die überfälligen Termine gefiltert und dann direkt auf Knopfdruck an die Fahrer per Serien-Mail versendet. Das Programm ordnet dabei  jedem Fahrer den richtigen Termin als pdf-Anhang zu. Die pdf-Anhänge müssen von den betroffenenen Fahrer ausgefüllt und unterschrieben an die Fuhrparkleitung zurückgesendet werden. Gleichzeitig trägt das Fuhrparkprogramm den Terminversand in die Fahrerakte ein. Somit ist der komplette Prozess optimal dokumentiert.

Beispiel2:
Sie erhalten den Auftrag, eine Fahreranweisung an die Gruppe „Außendienst“ zu verschicken. Wiederum filtern Sie Ihre Excel-Tabelle, erstellen einen Serienbrief und versenden diesen. Soweit so gut. Aber wissen Sie dann immer, welchem Fahrer Sie dann welchen Brief zugesendet haben? Wahrscheinlich nur, wenn Sie die Information nochmals irgendwo abgelegt haben.
Besser ist es, wenn der Serienbrief ganz einfach über das Fuhrparkprogramm erstellt wird und diesen dann direkt in der jeweiligen Fahrerakte abspeichert. So können Sie später diesen Brief ganz einfach wieder über die Fahrerverwaltung aufrufen. Sie wissen sofort, welche Fahrergruppe welche Fahreranweisung erhalten hat.

Da Sie wahrscheinlich fast täglich mit Ihren Fahrern in Kontakt stehen, ist es sinnvoll die Prozesse möglichst schlank zu halten. Überlegen Sie auch, wie Sie die Kommunikation dokumentieren können.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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