Wer Leasingfahrzeuge besitzt kommt um eine professionelle Vertragsverwaltung nicht herum. Was auf den ersten Blick vielleicht einfach aussieht, stellt sich dann in der Praxis etwas schwieriger dar.
Die Mehrheit der Unternehmen greift auf das sogenannte Kilometerleasing zurück. Dabei legt man zu Vertragsbeginn die Vertragsdauer, sowie die zu erwartende Laufleistung des Fahrzeugs fest. Liegt man am Ende der Vertragslaufzeit mit dem Kilometerstand über der vereinbarten Laufleistung, werden Nachzahlungen fällig. Liegt man mit der Laufleistung darunter, erhält man eine Beitragsrückerstattung.
Während die Überwachnung des Vertragsendes kaum Probleme bereiten dürfte, ist das bei der Laufleistung schon schwieriger. Aber dazu kommen wir dann im zweiten Teil. Zunächst schauen wir uns das Vertragsende etwas genauer an, denn auch dort gibt es einige Dinge zu beachten.
Leasing-Verträge nicht einfach weiterlaufen lassen
Die Regel Nr. 1 lautet: Niemals das Vertragsende überziehen, ohne neu zu verhandeln. Lassen Sie Leasingfahrzeuge nie einfach so weiterlaufen, auch wenn diese noch gebraucht werden. Der Grund ist recht simpel. Die Leasingrate wurde zu Vertragsbeginn anhand der gewählten Laufzeit berechnet. Je kürzer die Laufzeit, desto höher wird die Leasingrate, da der Wertverlust in den ersten Jahren höher ist als in den Folgejahren. Hätten Sie von vornherein die Leasingdauer länger gewählt, wäre die Leasingrate entsprechend günstiger. Aus diesem Grund sollten Sie den Vertrag entsprechend kündigen bzw. neu verhandeln.
Am besten ist es natürlich es gar nicht so weit kommen zu lassen. Dazu ist es sinnvoll das Vertragsende genau zu überwachen. Wichtig ist, dass man den Fahrzeugtausch jedes einzelnen Fahrzeugs individuell plant, so dass das neue Fahrzeug rechtzeitig vor der Türe steht. In der Praxis sieht es so aus, dass man beispielsweise für Fahrzeug A eine Vorlaufzeit von 3 Monaten einplant. Bei Fahrzeug B liegt diese aufrund längerer Lieferfristen oder Sondereinbauten dann vielleicht bei 6 Monaten. Für Fahrzeug C wird gar keine Vorlaufzeit benötigt, da dass Fahrzeug nicht mehr ersetzt werden soll…
Dazu zwei Screenshots vom 20.02.2013 aus Fleet³OfficePro:
Wie Sie sehen wird das Vertragsende Fahrzeug DE-MO 152 gelb hervorgehoben, da dieser Leasingvertrag demnächst ausläuft. 
Hier wurde die Vorlaufzeit auf 90 Tage festgesetzt.
Bei überschrittenem Leasingende erhält das Fahrzeug dann eine rote Kennzeichnung.
Im zweiten Teil geht es um die richtige Überwachung der Laufleistungen. Dies ist dann etwas komplizierter, da sich die Laufleistungen stetig ändern können. Zum Beispiel bei einem Fahrerwechsel…