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Geschichten, die nur der Fuhrpark schreibt: Traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast! [Teil 6]

Fuhrparkbericht„Hallo Frau Wolf, könnten Sie mir einen Ausdruck der Fuhrparkkosten aus diesem Jahr machen? Das wäre ganz dringend. Ohne diese kann ich den Fuhrparkbericht nicht erstellen, den ich morgen vorlegen muss!“

„Da kommen Sie aber früh, Herr Fleig! Sie wissen doch dass ich dafür etwas Vorlauf brauche.“ Frau Wolf aus der Buchhaltung ist sichtlich verärgert. Sie weiß aber auch, dass Herr Fleig unter Druck steht, und willigt schließlich ein: „Kommen Sie in 2 Stunden wieder, dann bekommen Sie die Zahlen.“

„Prima, dann bereite ich in der Zwischenzeit die anderen Zahlen auf“, ruft Herr Fleig dankend zurück.
Kaum am Arbeitsplatz angekommen, macht sich Herr Fleig direkt ans Werk. Zuerst versucht er, die Laufleistung der einzelnen Fahrzeuge des laufenden Jahres herauszubekommen. Bei knapp 100 Fahrzeugen ist das recht mühsam. Zumal da auch einige Kilometerstände vom Anfang und Ende des Jahres fehlen. Da hilft dann wohl nur schätzen oder die Fahrer fragen. Die Fahrer zu befragen wäre aber jetzt zu aufwendig, also wird geschätzt. „Traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast“, schießt es Herrn Fleig durch den Kopf. Wenn ich erstmal den Anfangskilometerstand und den Endkilometerstand habe, dann liefert mir ja Excel das Ergebnis. Einfach toll dieses Excel!

Neben den Fahrzeugkosten aus der Buchhaltung brauche ich nun noch die Zahlen von unseren 3 verschiedenen Leasinggesellschaften. Aber das ist ja kein Problem. Die haben ja alle ein prima Reportingtool. Da ziehe ich mir die Daten einfach herunter. Dummerweise gibt es da aber keinen einheitlichen Standard. Jede Leasinggesellschaft kocht hier ihr eigenes Süppchen. Irgendwie muss ich die unterschiedlichen Zahlenreihen nun in eine gemeinsame Form zwängen. Die verschiedenen Leasingverträge machen die Sache irgendwie auch nicht einfacher. Bei dem einen Vertrag zahlen wir die Reparaturen selber, der andere Vertrag wiederum, ist ein Full-Service-Vertrag mit offener Abrechnung etc. Aber irgendwie kriege ich das schon hin, denn in Excel kenne ich mich schließlich aus.

Die 2 Stunden sind mittlerweile auch schon lange herum. Am besten hole ich mir nun die Zahlen aus der Buchhaltung und vermenge Sie mit den Laufleistungen. Herr Fleig schaut sich die Kostenaufstellung der Buchhaltung nun genauer an und wird nachdenklich. Moment, da sind ja gar keine Unfallkosten drauf, obwohl wir in diesem Jahr 2 größere und mehrere kleinere Schäden hatten. Er schaut nochmals genauer über die Liste: Kfz-Reparaturkosten, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Kraftstoff … aber keine Unfallkosten. Und die Kraftstoffmengen fehlen auch.. Zum Glück setzen wir Tankkarten ein und die Tankkartenanbieter haben ja auch ein prima Reporting. Das mit den Unfällen ist zwar blöd, aber da kann man jetzt nichts machen. Ich muss den Report nun endlich fertigstellen. Oh, die Reifenkosten scheinen auch zu fehlen. Vermutlich laufen die auch über das Kfz-Reparatur-Konto oder vielleicht auf sonstige Kfz-Kosten?

So, endlich geschafft. Der Report ist nun fertig. Die Zahlen aus der Buchhaltung, von den Leasinggesellschaften und den Tankkartenanbieter sind nun so gut es eben ging in der Excel-Tabelle zusammengefasst. Jetzt noch schnell mit Word ein Deckblatt, mit der Überschrift „Fuhrparkreport vom Zeitraum 01.01.2013 – 25. 07. 2013, erstellen. Dann kann ich die Zahlen morgen Herrn Sander präsentieren. Und einen Lösungsvorschlag zur Optimierung der Fuhrparkverwaltung habe ich auch.

 

[Fortsetzung folgt]

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