In der neuesten Version von Fleet³OfficePro können Poolfahrzeuge nun auch online reserviert werden. Die Buchungsanfrage wird dabei einfach über ein Web-Formular abgesendet. Nach absenden der Buchungsanfrage erhält der Fahrzeugnutzer zunächst eine Kopie seiner Anfrage.
Der Disponent sieht auf einen Blick, welche Buchungsanfragen eingingen und welche Fahrzeuge für den gewünschten Zeitraum frei sind. Mit einem Knopfdruck kann der Disponent dann die Buchung auslösen. Anhand der übertragenen Mail-Adresse wird direkt der richtige Fahrer angezeigt. Gleichzeitig kann der Fuhrparkmanager eine Buchungsbestätigung per Mail versenden.
Sobald die Buchung genehmigt wurde, gilt das gebuchte Fahrzeug als belegt und kann für den gebuchten Zeitraum nicht mehr ausgewählt werden. Wichtig ist, dass jede Buchung erst durch den Fuhrparkmanager freigegeben werden muss. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Pool-Fahrzeuge auch möglichst gleichmäßig ausgelastet werden. Letztendlich liegt es im Verantwortungsbereich des Fuhrparkleiters welche Buchung genehmigt oder abgelehnt werden soll.
Die neueste Version steht voraussichtlich ab dem 20.07.2013 zum Download bereit. Die Funktion der Online-Reservierung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und kann auf Wunsch dazubestellt werden. Im Umfang enthalten ist dabei die Erstellung des Webformulars und die entsprechenden Zugangsdaten.