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Was macht eine gute Fuhrparkverwaltung aus?

Haben Sie sich das nicht auch schonmal gefragt?
Betrachtet man die Fuhrparkkosten, so wird schnell klar, dass diese oft einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten eines Unternehmens beitragen. Diese Fuhrparkkosten hängen sehr stark von den eingesetzten Fahrzeugen und den gefahrenen Wegstrecken ab. Eine Fuhrparkverwaltung hat die Aufgabe den Fuhrpark zu administrieren und die Kosten auf ein möglichst niedriges Niveau zu halten.

Fuhrparkverwaltung = Daten- und Kostentransparenz

Eine gute Fuhrparkverwaltung muss immer über die Kosten und die erbrachten Leistungen informiert sein. Denn wo soll man mit der Kostenzange angreifen, wenn man nicht weiß wo die Kosten entstanden sind? Das scheint logisch, ist aber in der Praxis nicht immer der Fall. Denn die Daten- und Kostentransparenz bekommt man nicht umsonst. Es ist harte Arbeit.

Gesetzliche Anforderungen in der Fuhrparkverwaltung

Hinzu kommt, dass eine Fuhrparkverwaltung auch gesetzliche Dinge beachten muss. So wissen viele Unternehmer nicht, dass für betrieblich eingesetzte Fahrzeuge auch eine jährliche UVV-Prüfung vorgeschrieben ist. Neben den Kosten und Vorschriften muss auch Sorge dafür getragen werden, dass die Fahrzeuge stetig ausgelastet sind und sich in einem verkehrssicheren Zustand befinden.

Prozesse stetig optimieren

Eine Fuhrparkverwaltung besteht meist aus mehreren Personen oder Abteilungen. So wird oft die Fahrzeugbeschaffung über den Einkauf abgewickelt. Der Fuhrparkleiter ist meist für die Rechnungsprüfung zuständig und Dreh und Angelpunkt bei Fragen rund um den Fuhrpark. Dazu kommen noch die ganzen externen Dienstleister wie Leasinggesellschaften die mit in den Fuhrparkprozess eingebunden werden müssen. Damit dies wirklich alles reibungslos funktioniert, sollten die Aufgaben und Prozesse klar geregelt sein und immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden.

Richtge Werkzeuge zur Fuhrparkverwaltung einsetzen

Auch wenn es in diesem Blog schon einen Artikel zum Thema „Excel und Fuhrparkverwaltung“ gibt. Man kann es nicht oft genug sagen. Excel ist für eine professionelle Fuhrparkverwaltung nicht geeignet. Excel verlangsamt die Verwaltung und man nimmt sich die Möglichkeiten seinen Fuhrpark wirklich zu optimieren.

Eine gute Fuhrparkverwaltung zeichnet sich u.a durch folgende Dinge aus:

  • kennt die gesetzliche Vorschriften (Halterhaftung…)
  • optimiert stetig die Prozesse
  • sorgt für Kosten und Datentransparenz
  • stetige Terminüberwachung
  • setzt eine geeignete Fuhrparksoftware ein
  • hat Marktkenntnis (Einkaufsoptimierung…)
  • setzt sich klare Ziele (Stichwort Fuhrparkcontrolling)
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