Eine Hauptaufgabe der Fuhrparkverwaltung ist das Erfassen von Rechnungen. Je nach Belegart und Software dauert die Erfassung und Prüfung eines Belegs bis zu 10 Minuten. Während ein Tankbeleg relativ schnell vom Tisch ist kann es bei einer Reparaturrechnung schnell anders aussehen. Was oftmals unterschätzt wird, ist das Belegaufkommen. Um das einmal in der Realität darzustellen wurde ein mittelständisches Unternehmen untersucht. Dabei wurde das Belegaufkommen von 82 Fahrzeugen über den Zeitraum von einem Jahr gemessen.
Bei dem analysierten Fuhrpark handelt es sich um einen reinen PKW-Fuhrpark. Dieser bestand aus 95% Leasingfahrzeugen. Bei der Auswertung wurde Wert darauf gelegt, dass die Fahrzeuge während des Zeitraums weder angemeldet noch abgemeldet wurden. Das heisst, es wurden nur Fahrzeuge analysiert, die auch tatsächlich über das ganze Jahr im Fuhrpark verblieben. Das durchschnittliche Fuhrparkalter betrug dabei 2,2 Jahre.
Das Ergebnis gemessen nach einem Jahr:
- Die Gesamtanzahl der Belege betrug 7294 Stück
- Pro Fahrzeug fielen durchschnittlich ca. 89 Belege an
- Die Anzahl Belege pro Fahrzeug und Monat betrug demnach ca. 7,4 Belege
- Die minimale Beleganzahl eines Fahrzeugs betrug 40 Stück
- Die maximale Beleganzahl eines Fahrzeugs betrug 172 Stück
- Im Durchschnitt kam alle 367 km ein Beleg ins Haus geflattert
Das Belegaufkommen verteilte sich dabei wie folgt:
- 70% Kraftstoff
- 12% Leasing
- 7% Pflege
- 3% Reparatur/Wartung
- 3% sonst. var. Kosten
- 2% Reifen
- 1% Steuer
- 1% Versicherung
- 1% sonstiges (Zubehör, Straßengebühr, Prüfgebühren)
Diese Zahlen verdeutlichen, dass das Belegaufkommen nicht zu unterschätzen ist. Vieles kann man heute über Tankkarten abwickeln, was den Verwaltungsaufwand sicherlich erheblich senkt. Beachten sollte man aber, dass sämtliche Belege geprüft werden müssen und das man die Kosten der einzelnen Fahrzeuge nicht aus dem Auge verliert. Denn eins fiel bei der Analyse auch auf. Das teuerste Fahrzeug verursachte Kosten in Höhe von 1,20 Euro/km.