Tankkarten sind eine feine Sache!
Der Fahrzeugnutzer zahlt bargeldlos an der Kasse und die Rechnungen lassen sich bequem via Schnittstelle in die Fuhrparksoftware einlesen.
Vorsicht vor Tankkarten-Missbrauch!
Aber die Tankkarten haben auch Ihre Tücken. Denn eine Tankkarte ist letztendlich nichts anderes als eine Kreditkarte mit der die Fahrer alle möglichen Produkte der Tankgesellschaft beziehen können. Natürlich lassen sich die Produktarten in der Regel eingrenzen, dennoch bleibt ein gewisses Risiko des Kartenmissbrauchs bestehen.
Da kann es dann schonmal sein, dass man anstatt “Normalbenzin” gewisse Premiumkraftstoffsorten auf der Rechnung findet. Ganz dubios wird es, wenn neben Dieselkraftstoffe auch Benzinkraftstoffe auf der Rechnung auftauchen, obwohl das Fahrzeug keineswegs für diese Kraftstoffsorte ausgelegt ist.
Deshalb ist es äusserst sinnvoll, die Tankdaten bzw. Tankbelege genauestens zu prüfen. Denn gerade solche Massendaten, laden zum Missbrauch ein. Während bei Einzelbelegen ein Missbrauch sofort auffallen würde, ist dies bei einem Import der Daten nur durch eine gezielte Prüfung möglich. Selbst bei kleinen Fuhrparks ist das Belegaufkommen nicht zu unterschätzen. So kommen bei 50 Fahrzeugen schnell mal 250 Belege/Monat zusammen. Da kann man schnell mal den Überblick verlieren.
Wie geht man also am Besten bei der Prüfung vor?
Das manuelle überprüfen scheidet eigentlich schon aus Zeitgründen aus. Zum einen ist es nicht sehr effektiv und zum andern müsste man bei jedem Fahrzeug erst einmal nachschauen, welche Kraftstoffsorten erlaubt und welche verboten sind. Natürlich sieht man relativ schnell wenn Premiumkraftstoffsorten getankt wurden. Aber was ist in den Fällen, wo anstatt Diesel, Benzin in den Tank geflossen ist. Oder eine teure Ölsorte von der Tanke mitgenommen wurde. Ein manuelles herausfiltern ist hier viel zu aufwändig.
Deutlich besser ist es, wenn man der Fuhrparksoftware die Arbeit überlässt. Bei der Fuhrparklösung Fleet³OfficePro in der Version 7.20 ist es wie folgt gelöst. Es gibt folgende Möglichkeiten die “ungewünschten Kraftstoffsorten” anzeigen zu lassen. Die erste Möglichkeit ist: Man setzt einen Haken bei den Kostenarten die man nicht auf der Rechnung sehen möchte. (Beispiel: Premiumkraftstoffe wie “Ultimate”) . Diese Möglichkeit gilt praktisch für alle Fahrzeuge. Neben dieser fuhrparkübergreifenden Funktion gibt es aber noch die Möglichkeit, bei jedem Fahrzeug einzeln die ungewünschten Produkte zu hinterlegen.
Sobald nun ein Beleg mit einer der ungewünschten Produkt- bzw.Kostenart in der Datenbank auftaucht, wird er mit Hilfe des Reports “ungewünschte Kostenart” angezeigt. Dort finder der “Controller dann auch gleich die Informationen zum Fahrer und dem Fahrzeug. Das heisst man definiert nur einmal die ungewünschten Kostenarten und schon findet die Software auf Knopfdruck alle Belege die erklärungsbedürftig sind.