Niemand kennt sein Fahrzeug besser als der Fahrzeugnutzer. Was liegt also näher, den Fahrer besser in das Fuhrparkmanagement mit einzubinden. Doch wie kann der Fahrer den Fuhrparkleiter unterstützen? Nun, er kann zum Beispiel dabei helfen, die Kilometerstände selbstständig mit dem Leasingvertrag abzugleichen. Der Fahrer sieht ja praktisch jeden Tag den Tachostand. Der Fuhrparkleiter hingegen ist auf die übermittelten Daten angewiesen.
Nun höre ich aber schon die Einwände der Fahrer: “Viel zu aufwändig, dafür habe ich keine Zeit”. Der Einwand mag berechtigt sein, aber nur dann wenn man dem Fahrer nicht die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt. Er muss ja nicht jeden Tag den Kilometerstand abgleichen, sondern vielleicht nur alle 3 Monate. Und wenn man dem Fahrer dann noch den Soll-Kilomterstand im jeweiligen Quartal vorgibt, dann ist es eine Sache von wenigen Sekunden.
Vorteile: Die Fahrer werden sensibilisiert und die Fuhrparkleitung entlastet.
Wie setzt man so etwas in der Praxis um?
Am einfachsten ist es, dies im Dienstwagenüberlassungsvertrag oder im Übergabeprotokoll zu regeln. Sobald der vorgegebene Kilomterstand, um mehr als 10% überschritten wird, informiert der Fahrzeugnutzer die Fuhrparkleitung.
Beispiel:
Das Fahrzeug XY hat einen Leasingvertrag mit einer Laufzeit von 36 Monaten und einer vereinbarten Laufleistung von 45000 km. Der Leasingbeginn ist der 30.01.2009 und endet am 30.01.2012. Das bedeudet die Laufleistung pro Quartal liegt bei 3750 km.
Sobald nun beispielsweise der vorgegebene Kilometerstand am 31.07.2011 von 37500 km um mehr als 10% überschritten wird, meldet der Fahrer dies dem Fuhrparkmanager.
Damit dass Ganze möglichst reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich den Prozess so zu automatisieren, dass das Übergabeprotokoll bzw. der Dienstwagenüberlassungsvertrag automatisch aufgrund der Leasingdaten gefüllt wird. Ab der Version 7.80015 ist diese Funktion in Fleet³OfficePro enthalten.