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Fuhrparkmanagement – Alles Knopfsache?

Eine gute Fuhrpark-Software erleichtert einem vieles. Sie beschleunigt die Fuhrparkverwaltung erheblich und sorgt für Sicherheit. Schon eine verpasste UVV, eine vergessene Führerscheinprüfung oder eine abgelaufene HU-Plakette kann unangenehme Folgen für den Betrieb und den Fuhrparkleiter haben.

Als Fuhrparkmanager wird man täglich mit Terminen und Anfragen bombardiert. Wohl dem, der da den Überblick behält und für Ordnung sorgt. Im Tagesgeschäft kann es da schon mal richtig brennen. Rechnungen müssen erfasst und kontrolliert werden, nebenbei klingelt das Telefon weil Fahrer XY eine Frage zu seiner Bestellung hat. Der Chef will die aktuellen Monatszahlen sehen. Kollege „Müller“ hat seine Tankkarte verloren.

Spätestens in solch stressigen Augenblicken wird dem Fuhrparkverantwortlichen klar: „Ich brauche eine Softwarelösung die mich entlastet und für Sicherheit sorgt. Leider sind solche Speziallösungen nicht billig und man stellt sich zwangsläufig die Frage: Warum nicht selber etwas programmieren? Hier sollte man aber nicht vergessen, dass ein Programmierer nur selten Erfahrung aus der Fuhrparkpraxis mitbringt. Das bedeudet, bevor er etwas programmieren kann, sind genaue Anforderungen und stetiger Austausch mit der Fuhrparkverwaltung notwendig.

Die benötigten Ressourcen sollten nicht unterschätzt werden. Dazu muss sichergestellt werden, dass die Software später auch wirklich hilft, die Kosten zu senken. Eine Software sollte effizient nutzbar sein und Abläufe beschleunigen. Nur dann macht eine Software wirklich Sinn. Welche Reporte werden benötigt? Was kann ich mit den gewonnenen Daten anfangen? Warum also das Rad zweimal erfinden und nicht auf bewährte Lösungen setzen mit der andere Unternehmen schon gute Erfahrungen gemacht haben?

Worauf Sie bei er Anschaffung achten sollten:

  • Ist die Software einfach zu verstehen oder sind umfangreiche Schulungen notwendig?
  • Sind alle benötigten Funktionen wie beispielsweise Schadensverwaltung in der Fuhrpark-Management enthalten oder müssen solche Dinge zugekauft werden?
  • Ist das Berichtswesen aussagekräftig? Was kann ich mit den gesammelten Daten anfangen?
  • Wie hoch sind die Folgekosten (Update, Wartung, Support)?
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