Fuhrparktreff - Das Wissensportal für Fuhrparker!

Bei der Verwaltung eines Fuhrparks sind meist mehrere Personen und Abteilungen beteiligt. So sind in der Regel beim Fahrzeugeinkauf folgende Abteilungen/Personen eingebunden:  Einkäufer, Fuhrparkleiter und Fahrzeugnutzer. Hinzu kommen dann oft noch externe Dienstleister wie Leasinggeber, Autohäuser… welche auch in den Beschaffungsprozeß eingreifen .

Damit das Ganze möglichst reibungsarm abläuft, muss immer Jeder wissen, was wann, wie zu tun ist. Jede Störung eines Ablaufs verursacht unnötige Mehrkosten.

Da es in einem Fuhrpark viele Aufgaben zu bewältigen gibt, empfiehlt es sich, jeden Prozess explizit zu dokumentieren und die Prozesse von  Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen. Leider ist es oft so, dass die Prozesse der Fuhrparkverwaltung gar nicht bzw. schlecht dokumentiert sind. Hier versteckt sich erhebliches Einsparpotential.

Wie geht man vor?

Am besten zeichnet man hierzu den jeweiligen Ist-Zustand auf. Welche Abteilungen und Personen sind an welchem Prozess eingebunden? Dabei helfen die Fragen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo? Zur Visualisierung der Prozese eignen sich sogenannte Flußdiagramme/Ablaufpläne.

Erst wenn der Ist-Zustand detailiert dargestellt ist, kann man mit der Optimierung starten. Jede Änderung des Prozeßes sollte  gut überlegt sein. Was auf der einen Seite zu einer Verbesserung führt, kann an anderer Stelle für einen hohen Aufwand sorgen. Jede Prozeßoptimierung muss hinterfragt werden.

Fragen die helfen können Prozeße zu optimieren:

• Müssen die bisher eingebundenen Personen/Abteilungen überhaupt alle eingebunden werden oder kann man den Prozess evtl. dadurch beschleunigen,  dass weniger Personen eingebunden werden
• Haben die Personen / Abteilungen überhaupt die notwendige Ressorcen die zugeordnete Aufgabe schnell zu erfüllen
• Gibt es eine Vertretungsregelung im Krankeitsfall/Urlaubszeit…
• Sind die eingebundenen Personen überhaupt fachlich in der Lage die zugeteilte Aufgabe schnell und richtig zu erfüllen. (Sitzen die richtigen Personen an der richtigen Stelle?)
• Mit welchen Werkzeugen kann ich die Prozeße automatisieren und sicherer machen.

Vor Knöllchen ist niemand gefeit. Als Fuhrparkverantwortlicher ergeben sich hieraus immer wieder verschiedene Fragestellungen. Soll ich das Knöllchen weiterleiten oder an die Behörde zurücksenden? Wie organisiere ich am Besten die Verwaltung der Strafzettel? Worauf sollte ich achten?

Bußgeldbescheide möglichst zeitnah bearbeiten

Wichtig hierbei ist, dass Sie den eintrudelnden Bescheid möglichst zeitnah bearbeiten. Damit vermeiden Sie, dass aus einer einfachen Ordnungswidrigkeit ein Bußgeldverfahren eingeleitet wird, welches unnötig zu höheren Kosten führt.

Ob man den Strafzettel dem Fahrer weiterleitet oder ob man den Bescheid der Behörde unter Angabe des Fahrzeugführers zurücksendet, kann man pauschal nicht beantworten. Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile.

Vorteile / Nachteile bei Weiterleitung an den Fahrer

+ hoher Servicegrad für den Fahrer
+ Evtl. kann man den Fahrer im Vorfeld beraten, unterstützen oder gar den Rechtsanwalt einschalten
- Probleme kann es aber dann geben, wenn der Fahrer den Strafzettel nicht bezahlt

Vorteile / Nachteile bei Rücksendung an die Behörde
+ schnelle Bearbeitung, der Vorgang ist schnell vom Tisch
+ Behörde muss sich mit dem Fahrer auseinander setzen
- geringer Servicegrad - keine Beratung

Nicht empfehlenswert:

Was man auf keinen Fall machen sollte: Den Strafzettel erst einmal selbst zu zahlen, um dann die Kosten später wieder über die Gehaltsabrechnung einzufordern. Wenn man so vorgeht, hat der Fahrer kaum die Möglichkeit rechtzeitig Einspruch zu erheben.

Empfehlung

Praktikabler ist es daher, von Fall zu Fall zu entscheiden. Bei kleinen Ordnungswidrigkeiten kann man der Behörde den Namen des Fahrers bekannt geben. Bei gröberen Verstößen hingegen, empfiehlt es sich mit dem Fahrer die weitere Vorgehensweise zu besprochen. Evtl. auch mit Rechtsbeistand. So kann unter Umständen ein Fahrverbot vermieden werden.

Auffälligkeiten feststellen
Es ist sinnvoll die Ordungswidrigkeiten zu dokumentieren und zu analysieren. Nur so kann man feststellen, ob der Fahrer wegen stetigen Bußgeldbescheiden aus dem Rahmen fällt. Je früher Sie hier Auffälligkeiten entdecken, um so schneller können Sie reagieren und auch das Unfallrisiko senken. Bei einer Anhäufung der Bußgelder sollten Sie auch den Führerschein des betroffenen Fahrers häufiger kontrollieren und das direkte Gespräch mit dem Fahrer suchen. Durch eine rechtzeitige Nachschulung kann auch das Punktekonto verringert werden.

Prozesse beschleunigen
Viele Unternehmen verwalten die Knöllchen mit einer Excel-Datei. Dies ist grundsätzlich nicht falsch. Jedoch nicht sehr effektiv. Die Problematik fängt meist dann an, wenn ein Fahrzeug von mehreren Personen bewegt wurde. Da fällt die Zuordnung dann meist nicht leicht. Zudem fehlt oft die Analysefunktion und ein integriertes Dokumentenmanagement. Bei Rückfragen sollten Sie immer Auskunft geben können, wann welches Schreiben an wen versendet wurde.

Um den Prozess möglichst schlank zu halten wurde in der Fuhrparksoftware Fleet³OfficePro eine Knöllchenverwaltung implementiert. Hier kann schnell festgestellt werden, welcher Fahrer zu welchem Zeitpunkt das Fahrzeug in der Obhut hatte. Der ganze Prozess wird nahezu automatisch dokumentiert, so dass die Abwicklung eines Strafzettels kaum mehr als 1 Minute benötigt. Per Knopfdruck wird das entsprechende Anschreiben an die Behörde oder den Fahrer erzeugt. Gleichzeitig wird dieser Ereignis protokolliert und das Schreiben in die Dokumentenablage abgelegt. Und so ganz nebenbei können die Strafzettel ausgewertet werden um Auffälligkeiten festzustellen.
Die Knöllchen-Funktion ist ab der Version 7.5 in der Pro-Version  verfügbar

Fuhrparkbetreiber von Nutzfahrzeugen haben eine Vielzahl von Terminen zu beachten. Eine dieser wichtigen Termine ist die Sicherheitsprüfung, auch SP genannt.

Was hat es damit auf sich:
Schwere Fahrzeuge werden in der Regel stärker beansprucht als ein PKW und  können im Falle eines Defektes hohe Schäden anrichten. Um dieses Risiko zu vermindern ist eine Sicherheitsprüfung für bestimmte Fahrzeugtypen vorgeschrieben. Die Sicherheitsprüfung ist eine Ergänzung zur Hauptuntersuchung. Je nach Fahrzeugart kann sich der Prüfungsintervall der Sicherheitsprüfung unterscheiden.

Was wird geprüft?

Die Prüfung umfasst folgende Baugruppen:

• Lenkung
• Bremsen
• Reifen/Räder
• Abgasanlage
• Fahrwerk / Aufbau

Wer muss zur Prüfung?

1. Kraftfahrzeuge zur Güterbeförderung mit einem zulässigen Gesamtgewicht über 7,5 to und einer bauartbestimmte Höchstgeschwindigkeit > 40 km/h
2. Anhänger, Auflieger und angehängte Arbeitsmaschinen mit einem zul. gesamtgewicht über 10 to > 40 km/h
3. Kraftfahrzeuge zur Personenbeförderung mit mehr als 8 Fahrgstaplätzen über 40 km/h.

Prüfungsintervalle:

NFZ von 7,5 bis 12 to zul. Gesamtgewicht:
Erste Prüfung nach 3,5 Jahren und danach jährlich (4,5 ; 5,5; 6,5…)

NFZ > 12 to zul Gesamtgewicht:
Erste Prüfung nach 2,5 Jahren und danach jährlich (3,5J ; 4,5J; 5,5J ; 6,5J…)

Anhänger > 10 to zul. Gesamtgewicht:
Erste Prüfung nach 2,5 Jahren und danach jährlich (3,5J ; 4,5J; 5,5J ; 6,5J…)

Omnibusse/ Kfz mit mehr als 8 Fahrgsatplätzen:
Erste Prüfung nach 1,5 Jahren
Zweite Prüfung nach 2,5 Jahren
und ab dem 3 Jahr alle 3 Monate (3,25 J; 3,5J ; 3,75J; 4,25J ; 4,5J ; 4,75J…)

Alle Angaben ohne Gewähr!
Die Sicherheitsprüfungen sind in der STVZO Anlage III geregelt

Ärgerlich ist eine Rückrufaktion insbesonders bei Fahrzeugen mit denen Geld verdient werden muss. Jeder Werkstattaufenthalt verursacht versteckte Kosten. Der Verdienstausfall des Fahrers sowie die entstehenden Anfahrtskosten lassen sich nur schwer beziffern.

Noch wichtiger als die entstehenden Kosten ist aber die Sicherheit der Fahrzeuge und der Fahrzeugführer.

Gerade die Fuhrparkleiter sollten immer auf dem Laufenden sein und sich folgende Frage stellen:
Welcher Hersteller hat welche Rückrufaktionen ins Leben gerufen und sind evtl. die eigenen Fahrzeuge davon betroffen.

Eine Anlaufstelle finden Sie beispielsweise hier:

http://www.autoservicepraxis.de/rueckrufe/asp-start

Wer beim späteren Wiederverkauf auch gute Preise erzielen will, muss auf das richtige Pferd setzen. Es ist wichtig rechtzeitig die Trends beim Autokauf zu berücksichtigen, um später keine böse Überaschung zu erleben. So gibt beispielsweise Aral eine Broschüre heraus, welche solche Trends aufspürt. Dabei wird eine repräsentative Gruppe von Autofahrern unterschiedlicher Postleitzahlengebieten mit 30 Fragen rund um das Nutzungsverhalten interviewt.

Auch wenn es sich um die Befragung von privat genutzen PKWs handelt, kann diese Studie für den Fuhrparkleiter hilfreich sein. Denn nicht selten werden die Firmenfahrzeuge ja auch wieder von dieser Personengruppe aufgekauft. Wer also auf beim Verkauf wert auf eine breite Nachfragegruppe setzt, sollte seine Augen auf solche Trends richten.

Das Ganze einmal kurz zusammengefasst (Aral-Studie 2009):

Beliebteste Fahrzeughersteller (Deutschland):
Klammerwerte (% der Befragten)

• VW (22%)
• Mercedes (8%)
• Opel (8%)
• Audi (6%)
• BMW (6%)
• Ford (6%)

Faktoren der Kaufentscheidung:

• Wirtschaftlichkeit (60%)
• Preis-Leistungsverhältnis (59%)
• Sicherheit (56%)

Karosserieform:

• Limousine (31%)
• Kleinwagen (18%)
• Kombi (17%)
• Coupe (11%)
• Mini Van (10%)
• Geländewagen, SUV (6%)
• Cabrio (5%)

Farben:

• Schwarz (26%)
• Silber (20% hat deutlich verloren)
• Blau (11%)
• Rot (10%)
• Anthrazit (9%)
• Weß (7%)

Ausstattung:

90 - 100%:

• ABS

80 -90%

• Klima
• elektr. Fensterheber

70 - 80%

• Kopf / Seitenairbags

60-70%

• CD-Spieler

50 - 60%

• ESP

40 - 50%

• Beheizbare Sitze
• ASR

30 - 40%

• Freisprecheinrichtung
• Alarmanlage
• MP3 Funktion
• Bremsassistent
• Elektr. Sitzverstellung
• Navigationssystem
• Elektr. Schiebedach
• Einparkhilfe

20 - 30%

• Tempomat

10-20%

• Navigation (mobil)
• Automatikgetriebe
• Abstandsregelung mit Tempomat
• Nachtfahrhilfe
• Niveauregulierung

Wer die ganze Studie lesen will der findet diese hier:
http://www.aral.de/liveassets/bp_internet/aral/aral_de/STAGING/local_assets/downloads_pdfs/t/broschuere_aral_studie_trends_beim_autokauf_2009.PDF

Fazit:

Wichtig sind aber nicht nur die allgemeinen Trends. Es kommt auch darauf an ob das Fahrzeug auch zur gewählten Ausstattung passt. Beispielsweise findet bei den oben genannten Trends die Lederautstattung keine Beachtung. Bei einem Verkauf einer Luxus-Limousine kann dies aber sehr ausschlaggebend sein. Genauso verhält es sich beim Automatikgetriebe.
Die Frage lautet also auch: Was erwartet der zukünftige Käufer von dem Fahrzeug.

Ein Kleinwagen mit Vollaustattung ist nicht unbedingt verkaufsfördernd, zumal die meisten Austtattungen übermässig stark an Wert verlieren.