Serienbriefe sparen Ihnen jede Menge Zeit. Sie helfen Ihnen die Fuhrparkverwaltung zu automatisieren. So lässt sich beispielsweise mit Hilfe von Serienbriefen eine Leasingauschreibung oder Fahreranweisungen organisieren. Ganz besonders effizient ist es, wenn man immer wiederkehrende Briefe als Vorlage abspeichert und diese dann bei Bedarf verwendet. So muss man lediglich die Vorlage mit der gewünschten Datenquelle verknüpfen.
Jedoch gibt es auch Nachteile, wenn man auf die Standardfunktionen von Word und Excel zurückgreift.
Nachteile eines Standard-Serienbriefes
- Der Fuhrparkverantwortliche muss sich mit der Serienbrieferstellung entsprechend auskennen
- Die Datenquelle muss aktuell sein und aufbereitet werden.
Zum Beispiel: Brief an alle Fahrzeugnutzer welche aktuell im Unternehmen tätig sind oder an alle Autohäuser mit denen man zusammenarbeitet. - Die manuelle Dokumentation ist zeitaufwändig.
Wichtige Briefe müssen unbedingt richtig dokumentiert und abgelegt werden. Also wer hat wann und wem einen Brief geschrieben. Und wo findet man den Brief wieder!
Aus diesen oben genannten Gründen gibt es in Fleet³OfficePro eine speziell auf die Fuhrparkverwaltung ausgerichtete Serienbrieffunktion. Der User filtert aus der gewünschten Übersicht die Daten ganz einfach heraus und betätigt die Schaltfläche “Serienbrief”. Danach öffnet sich der Windows-Explorer und der User wählt die gewünschte Serienbriefvorlage aus. Dabei wird der Brief automatisch erstellt. Wenn der User den Brief speichert wird der ganze Vorgang dokumentiert und in Fleet³OfficePro abgelegt.
Der User kann jederzeit nachvollziehen wann er wem, welchen Brief gesendet hat. Und das, ohne sich grossartig mit der Serienbrieffunktion von Word auseinandersetzen zu müssen.
Vorteile Serienbrieffunktion mit Fleet³OfficePro
- Einfache Filterung der Datenquelle
- Netzwerkfähiger Zugriff und somit auch Datenaktualität (Datenquelle bei jedem angeschlossenen User gleich)
- Automatisierte Dokumentation des erstellten Briefes
- Schnelle Erstellung eines Serienbriefes auf Knopfdruck ohne Vorkenntnisse
Fuhrparkverwaltung effektiv