Poolfahrzeuge sind Firmenfahrzeuge, welche keinem Fahrer fest zugeordnet sind. Also Fahrzeuge die von mehreren Personen genutzt werden können. In vielen Unternehmen entwickeln Poolfahrzeuge oft ein unkontrolliertes Eigenleben. So wird beispielsweise ein Leasingfahrzeug bei dem der fest zugeordnete Mitarbeiter ausgeschieden ist, oft zum Poolfahrzeug umfunktioniert. Ein Poolfahrzeug macht jedoch nur dann wirklich Sinn, wenn dieses auch entsprechend ausgelastet ist.
100%ige Verfügbarkeit nicht immer optimal
Wer immer 100% ige Verfügbarkeit bei seinen Poolfahrzeugen gewährleistet, bei dem läuft oft etwas schief. Der Verdacht liegt nahe, dass sich in diesem Pool auch Fahrzeuge befinden, die zu wenig ausgelastet sind und unnötig hohe Kosten verursachen. Es ist meist besser, hohe Bedarfsspitzen mit Mietfahrzeugen oder anderen öffentlichen Verkehrsmittel abzudecken, als zu versuchen jede Bedarfsspitze mit den eigenen Fahrzeugen zu kompensieren.
Wann ist ein Poolfahrzeug ausgelastet?
Bei Poolfahrzeugen die nur selten genutzt werden, stellt sich generell Frage, ob man diese “Fahrten” nicht auch auf andere Poolfahrzeuge oder externe Mietfahrzeuge umlegen kann. Doch was sind nun wenig genutzte Fahrzeuge? Nun, das einfachste wäre: Man wertet die Laufleistungen der Poolfahrzeuge aus. Doch macht das wirklich Sinn? Die klare Antwort lautet: Nein!
Begründung: Die reine Laufleistung sagt nichts darüber aus, an wie vielen Tagen die Fahrzeuge tatsächlich eingesetzt wurden.
Hierzu ein Beispiel:
Poolfahrzeug A wird an 4 Tagen im Monat genutzt und fährt dabei 2000 km/Monat.
Poolfahrzeug B wird an 28 Tagen im Monat eingesetzt und fährt dabei nur 300 km/Monat.
Auf welches Fahrzeug könnte man da wohl eher verzichten? Was ist wohl günstiger: Ein Fahrzeug für 4 Tage und 2000 km auszuleihen oder ein Fahrzeug für 28 Tage und 300 km? Bei Poolfahrzeug A zahlen Sie auch für die ungenutzten 26 Tage die fixen Kosten ohne das Sie das Fahrzeug wirklich nutzen. Ein Mietwagen dürfte da kostenmässig deutlich günstiger abschneiden.
Poolfahrzeuge in der Praxis
Sinnvollerweise organisiert man seine Poolfahrzeuge mit einem sogenannten Dispoplan (Auftragstafel). Damit erkennt der Fuhrparkleiter schnell, welche Fahrzeuge ausgelastet sind und welche nicht.
Abbildung: Dispoplan aus Fleet³OfficePro
Anhand des oben dargestellten Plans sieht man relativ einfach, dass eigentlich nur an 4 Tagen im April alle Fahrzeuge ausgebucht waren. An den anderen Tagen gab es immer wieder Fahrzeuge welche nicht genutzt wurden.
Die detailierte Auswertung der Einsatztage zeigt dieses Bild:
Der Stapler fällt aus der nun folgenden Betrachtung heraus, da dieser ja ein besonderen Einsatzzweck verfolgt. Dennoch stellt sich auch hier die Frage, warum dieser nur 2 Tage genutzt wurde. Man erkennt an der Auswertung schnell, dass die Fahrzeuge DE-MO 165 und
DE-MO 171 recht selten eingesetzt werden. Hier könnte man evtl. komplett auf ein oder gar zwei Fahrzeuge verzichten und evtl. Bedarfsspitzen mit externen Mietfahrzeugen /öffentliche Verkehrsmittel abdecken.
Von insgesamt 210 nutzbaren Tagen (7 Fahrzeuge x 30 Tage) wurden die Poolfahrzeuge insgesamt nur 147 Tage eingesetzt. Das entspricht einer Gesamtauslastung von 70%. Würde man nun auf die 2 genannten Fahrzeuge verzichten so ergäbe sich eine Auslastung von 98% Gesamtauslastung (147/150Tage x 100). Bei Bedarfsspitzen wie beispielsweise am 11.April müsste man dann allerdings auf Mietfahrzeuge oder öffentliche Verkehrsmittel zurückgreifen.
Wenn Sie die variablen Kosten pro km und fixe Kosten pro Tag kennen (Plankosten). Dann können Sie errechnen, was Sie der Einsatztag der kaum eingesetzten Fahrzeuge tatsächlich kostet. Oder ob ein anderes Verkehrsmittel lohnenswerter ist.
Kosten pro Einsatztag
Um dies mal hier an dem Fahrzeug DE-MO 165 zu demonstrieren. Pro Tag verursacht das Fahrzeug ca. 62 Euro an Fixkosten. Die variablen Kosten betragen 19 cent pro km. Das heisst, für die oben 11 genutzen Tage und knapp 300 gefahrenen km im Monat, entstehen Kosten in Höhe von 740 Euro. Das macht im Jahr 8810 Euro und das nur, damit das Fahrzeug an 132 Tagen genutzt wird.
Da kann man viele Mietfahrzeuge leihen oder einfach auf Bus/Taxi/Bahn umsteigen.
Abb: Plankosten aus Fleet³OfficePro