Das Wochenende war leider sehr kurz, denkt sich Herr Fleig, als er Montagmorgen wieder an seinem Schreibtisch sitzt. Die letzte Woche lief ja nicht so gut. Aber zum Glück konnte ich Herrn Sander von der Beschaffung einer Fuhrparksoftware überzeugen. Nun gilt es, die richtige Lösung für mein Unternehmen zu finden und die noch offenen Rechnungen abzuarbeiten.
Also erstmal den Rechner anschalten und die Suchmaschine anwerfen. Der Markt scheint ganz schön unübersichtlich zu sein. Da gibt es ja einige Anbieter. Doch welche Software ist nun für mich geeignet? Am besten fordere ich einmal ein paar Demo-Versionen an, prüfe die Anbieter, indem ich Fragen stelle, und mache mir eine Liste der Funktionen, die ich wirklich benötige.
Anbieter, die meine Fragen erst nach ein paar Tagen beantworten, fallen direkt heraus. Denn wie verhalten die sich erst, wenn ich mal ein Problem habe und nicht mehr weiterkomme? Außerdem ist es mir wichtig, dass der Anbieter schon einige Zeit am Markt ist und Erfahrung im Bereich Fuhrparkmanagement hat. Entsprechende Referenzen sollten natürlich auch vorhanden sein.
Herr Fleigs Liste der Funktionen sieht so aus:
- Fahrzeugdaten
- Fahrerverwaltung mit Mailfunktionen
- Dokumentenverwaltung
- Geschäftspartner verwalten
- Vertragsverwaltung (Leasing/Versicherung)
- Termine/Kalender
- Rechnungen
- Tankdaten
- Kostenerfassung
- Reparaturhistorie
- Strafzettel
- Poolfahrzeuge
- Unfallschäden
- Tankkartenverwaltung
- ausführliches Reporting mit Kraftstoffverbräuchen, Kostenanalysen…
- einfache Handhabung, wenn möglich ohne weitere Schulungsmaßnahmen
Damit ich nicht alles manuell erfassen muss, benötige ich zusätzlich noch:
- Schnittstellen zu unseren Tankkartenanbietern
- Schnittstellen zum Einlesen von Leasingrechnungen/Versicherungen …
- Schnittstellen zum Einlesen von Rechnungen aus der Buchhaltung
- Schnittstelle zum Einlesen von Stammdaten.
- Export-Schnittstellen nach Excel
Da mir mein Chef ein Budget von ca. 2000 Euro zur Verwaltung unserer 100 Fahrzeuge vorgegeben hat, kommen einige Anbieter nach näherer Betrachtung schon mal nicht infrage. Und nach den Erfahrungen der letzten Wochen ist mir wichtig, dass ich und meine Stellvertretung mit der Software gut zurechtkommen. Da heißt es dann: Testen, testen, testen!