Excel ist in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder also, das Excel auch oft zur Fuhrparkverwaltung eingesetzt wird. So werden gerne Fahrzeuglisten, Terminlisten, Fahrer usw. in Excel erstellt und gepflegt. Doch Excel ist keine relationale Datenbank und somit für eine professionelle Fuhrparkverwaltung völlig ungeeignet.
Eine Fuhrparkverwaltung ist weit mehr als das Pflegen von Listen.
Man verbaut sich mit Excel die Möglichkeiten den Fuhrpark zu optimieren & Schwachstellen aufzudecken. Ein professionelles und effizientes Reporting ist nicht möglich. Oder wie will man mit Excel die monatlichen Kosten in cent/km darstellen. Das mag vielleicht noch bei einem kleinen Fuhrpark mit wenigen Fahrzeugen gehen. Ist aber da schon ein enormer Zeitaufwand. Bei dem meist noch die Buchhaltung mit eingebunden werden muß.
Automatisierung ist das A & O einer effektiven Fuhrparkverwaltung
Tankdaten können nicht über Schnittstellen eingelesen werden, eine Rechnungsprüfung ist mit Excel undenkbar. Auch Arbeitsprozesse, wie das Anschreiben der Fahrer, wegen überfälligen Terminen erschweren die Fuhrparkverwaltung und nehmen zuviel Zeit in Anspruch. Die Anschreiben sollten ja auch schnell abgelegt und wieder gefunden werden können. Die Pflege von Excel-Tabellen hat aber auch noch viele weitere Nachteile. So weiß man dort nie, wer wann welche Daten verändert hat. Oder welche Liste nun aktuell ist.
Das alles kann und sollte vermieden werden. Eine professionelle Fuhrparksoftware spart mehr als Sie kostet.