So langsam dürfte es sich bei den Fuhrparkmanagern herumgesprochen haben: Fahrzeuge die betrieblich zugelassen und genutzt werden, müssen sich jährlich einer UVV-Prüfung unterziehen. Die Prüfung muss von Sachkundigen vorgenommen werden. Dabei ist es notwendig, dass sich die Fahrzeuge in einem verkehrssicheren und arbeitssicheren Zustand befinden. Ein TÜV-Bericht selber reicht nicht, da hier nur der verkehrssichere Zustand geprüft wird.
Die Terminverwaltung
In diesem Artikel soll es aber nun nicht um die UVV-Durchführung selbst gehen, sondern wie man diese am besten organisiert. Zunächst benötigen Sie eine geeignete Terminverwaltung welche Sie daran erinnert, bei welchen Fahrzeugen eine solche UVV-Prüfung ansteht.
Die Durchführung der UVV-Prüfung
Bei einem fälligen UVV-Termin müssen Sie dafür Sorge tragen, dass dieser auch durchgeführt wird. Wenn Sie als Fuhrparkmanager selber die Sachkunde haben, können Sie die Prüfung selbst vornehmen. Die durchgeführten Prüfungen sollten Sie auf jeden Fall dokumentieren. Das heisst, Sie müssen die Ergebnisse in ein Prüfbuch, in einer Prüfkartei oder in einem Prüfbericht festhalten.
In der Regel dürfte es aber so sein, dass die Prüfungen von autorisierten Werkstätten bzw. Prüfeinrichtungen durchgeführt werden. Allein schon deshalb, da Sie selbst nicht immer Zugriff auf die Fahrzeuge haben. Also informieren Sie die Fahrzeugnutzer rechtzeitig über die anstehende UVV-Prüfung und weisen diese an, die Prüfung fristgerecht durchführen zu lassen. Empfehlenswert ist hierbei eine schriftliche Arbeitsanweisung.
Als vorausschauender Fuhrparkmanager, werden Sie versuchen den UVV-Termin mit einer Inspektion oder der Hauptuntersuchung zusammen zu legen, um zusätzliche Werkstattkontakte/Standzeiten zu vermeiden. Auch hier ist es wichtig, dass die Werkstatt oder die Prüforganisation die durchgeführte UVV-Prüfung auf der Rechnung dokumentiert.
Die Dokumentation der UVV-Prüfung
Sobald Sie die Rechnung erhalten, prüfen Sie, ob die UVV-Prüfung BGV D12 entsprechend auf der Rechnung vermerkt ist. Ist dies der Fall, erfassen Sie die Rechnung und terminieren die nächste fällige UVV-Prüfung.
Bei der Erfassung der Rechnung empfiehlt es sich, diese Kosten auf die Kostenart “Prüfgebühren” oder “UVV-Prüfung” zu buchen. Falls Sie eine Reparaturgeschichte der Fahrzeuge führen, dann sollten Sie die Position “UVV-Prüfung” auch dort vermerken. So finden Sie die Rechnung bei Bedarf schnell wieder. Weiterer Vorteil: Sie wissen dann auch wieviel Kosten für Prüfgebühren aufgelaufen sind. Gleichzeitig können Sie feststellen, ob ein Fahrzeug evtl. noch gar keine Prüfkosten verursacht hat. Dies wiederum kann ein Indiz für eine vergessene UVV-Prüfung sein.
Wenn Sie es 100% perfekt machen wollen, so scannen Sie die Rechnung ein und hinterlegen das gescannte Dokument in Ihr Fuhrparksystem.
Zusammenfassung und Tipps
- Terminieren Sie die UVV-Prüfungen in einer Terminverwaltung
- Prüfen Sie vor jedem Werkstattkontakt, ob evtl. Termine fällig sind, um diese dann gleich mit in Auftrag zu geben.
- Schreiben Sie Ihre Fahrzeugnutzer bei fälligen UVV-Prüfungen rechtzeitig an.
- Schreiben Sie in die Arbeitsanweisung hinein, bis wann die Prüfung durchgeführt sein muss.
- Versuchen Sie UVV-Prüfungen mit anderen Werkstattleistungen zu kombinieren (Inspektionen/HU-Untersuchungen…)
- Überwachen Sie, ob die fälligen UVV-Prüfungen wirklich durchgeführt wurden.
- Prüfen Sie, ob auf den Rechnungen die durchgeführte UVV-Prüfung vermerkt wurde
- Erfassen Sie die Rechnung so, dass Sie diese jederzeit schnell wieder finden